ELBC

Eerstelijns Business Center

Inleiding

Het Eerstelijns Business Center (ELBC) ondersteunt huisartsenpraktijken in Oostelijk Zuid-Limburg op het gebied van personeel (P&O), salarisadministratie en opleidingen. Tevens zijn binnen het ELBC de ondersteunende diensten van diverse BV’s van HuisartsenOZL ondergebracht, zoals ICT, kwaliteit, beleid, privacy beheer, finance, P&O, salaris- en personeelsadministratie. Sinds 2018 is de dienstverlening uitgebreid met het aanbieden van praktijkmanagement.

Personeel en organisatie

P&O abonnement

Naast de reguliere P&O zaken voor de medewerkers van HuisartsenOZL is de afdeling P&O het primaire aanspreekpunt voor specialistische vraagstukken voor de praktijkmanagers binnen de huisartsenpraktijken van HuisartsenOZL. De praktijkmanagers verkrijgen hier hun expertise en ondersteuning van P&O op het vlak van arbeidsrecht, in-, door- en uitstroom, loopbaanontwikkeling, arbeidsmarktproblematiek, arbeidsvoorwaarden en cao Huisartsenzorg.

Een aantal praktijken die geen praktijkmanager via HuisartsenOZL inzetten, nemen het P&O abonnement af waarmee wordt voorzien in het borgen van de juiste arbeidsvoorwaarden binnen de praktijken. Een groot aantal praktijken heeft daarnaast de salarisadministratie voor hun praktijkmedewerkers ondergebracht bij HuisartsenOZL.

Arbeidsmarktproblematiek

Vanuit de afdeling P&O wordt deelgenomen aan de taskforce Arbeidsproblematiek om samen met een vertegenwoordiging van huisartsen, doktersassistenten, praktijkmanagers en de accountmanager te onderzoeken hoe wij de problematiek zo goed mogelijk kunnen aanpakken voor snelle kortetermijnoplossingen en welke ontwikkelingen wij kunnen inzetten op de langere termijn. De voorbereidingen zijn in 2021 gedaan, zodat de taskforce Arbeidsmarktproblematiek eind 2021 van start is gegaan.

Al sinds 2019 ligt de focus op het aantrekken van nieuwe doktersassistenten voor de huisartsenpraktijken door het opstellen van een projectplan ‘zij-instroom’. Dit is uitgewerkt door de Limburgse zorggroepen HuisartsenOZL, Meditta, Cohesie en ZIO in samenwerking met het UWV en Vista College. Dit plan heeft om meerdere redenen onvoldoende voet aan de grond gekregen. De principes uit dit plan vormen nu de basis voor het gestructureerd faciliteren van zij-instromers die, door de toenemende tekorten, meer aandacht krijgen van opleidingsinstituten en werkgevers met moeilijk in te vullen vacatures.

Een workflow en de opleidingsmogelijkheden voor zij-instromers, als ook de voordelen van het bieden van stageplaatsen en de randvoorwaarden hiervoor zijn de eerste resultaten van de taskforce die aan de huisartsen zijn gepresenteerd.

Duurzame Inzetbaarheid 2021

Duurzame Inzetbaarheid is een onderwerp dat geïncorporeerd is in de employer branding van HuisartsenOZL om medewerkers te ondersteunen in hun vitaliteit, ontwikkeling en inzetbaarheid op de langere termijn.

In 2021 zijn door de werkgroep Duurzame Inzetbaarheid diverse ideeën uitgewerkt en is gestart met het aanbieden van nieuwsbrieven met thema’s zoals gezondheid & beweging, voeding en workshops met onder andere een quiz over feiten en fabels rondom voeding en beweging. Een nieuwe koers voor de integratie van Duurzame Inzetbaarheid wordt door de werkgroep uitgewerkt en in 2022 geïmplementeerd.

Praktijkmanagement

Praktijkmanagement is sinds vier jaar een vaste waarde in de huisartsenpraktijken. De praktijkmanagers zijn dit jaar nadrukkelijker gepositioneerd als eerste aanspreekpunt en verbinder met de HuisartsenOZL. Dit is ook terug te zien in de rol die zij hebben gekregen bij het implementeren en coördineren van het kwaliteitssysteem HaZo24 in de huisartsenpraktijken.

Daarnaast is praktijkmanagement ingezet bij het regionale PlusPraktijken project, waarin de praktijkmanagers ondersteunend en faciliterend zijn voor praktijkhouders en praktijkteams. In de voortdurende verbetercyclus van het PlusPraktijken project is het team praktijkmanagers nauw betrokken bij de voorbereiding en uitvoering.

Samen met de praktijkhouder worden doelstellingen van het project vertaald naar de praktijksituatie. De praktijkmanagers bieden waar nodig en gewenst (extra) ondersteuning in de nieuwe manier van werken, waarbij uitwisseling van ervaringen tussen de praktijken plaatsvindt. In de uitvoering ondersteunen de praktijkmanagers bij de aanscherping van doelstellingen en aan de hand van behaalde resultaten. Toegepaste plannen worden bijgestuurd en er wordt meegedacht in de nieuwe plannen voor de praktijken.

Leren van én met elkaar is voor de praktijkmanagers een belangrijke waarde. Dit heeft vorm gekregen in netwerkbijeenkomsten voor praktijkmanagers van HuisartsenOZL en externe praktijkmanagers. Deze bijeenkomsten hebben vier keer per jaar plaatsgevonden. Er zijn wijksamenwerkingsverbanden zijn tot stand gekomen: 23 in totaal met daaraan gekoppeld een wijkmanager, waarvan dertien in dienst van de HuisartsenOZL.

Kwaliteit

Om te borgen dat de huisartsenzorg te allen tijde voldoet aan de wettelijke kaders en de patiëntveiligheid optimaal wordt gegarandeerd, heeft HuisartsenOZL samen met een aantal andere zorggroepen een kwaliteitssysteem ontwikkeld dat de huisartsenzorg vanuit een 24-uurs perspectief monitort en verbetert: de HaZo24 (Huisartsenzorg 24 uur). Certificering volgens HaZo24 helpt de huisarts om aan te tonen dat er gestructureerde aandacht is voor kwaliteit van zorg en de verbetering daarvan. Ook de weg naar certificering helpt de praktijkorganisatie verbeterpotentieel op te sporen en te realiseren. Risicobeheersing is het sleutelbegrip om alle werkprocessen te borgen. Niet alleen binnen de patiëntenzorg, maar ook binnen de bedrijfsvoering en de organisatie van de praktijk.

In 2021 zijn twaalf huisartsenpraktijken met HaZo24 gestart. Gedurende 2021 is één praktijk aan het certificaat toegevoegd. Eind 2021 zijn 46 huisartsenpraktijken HaZo24 gecertificeerd, naast de Huisartsenpost OZL, Huisartsen Chronische Zorg en de koepel HuisartsenOZL. De ambitie is om in 2022 elf huisartsenpraktijken en PlusPunt Medisch Centrum toe te voegen aan het HaZo24 certificaat.

Kwaliteitscertificering in de huisartsenpraktijken

Praktijken met een HaZo24-certificaat
Praktijken met implementatietraject HaZo24
Praktijken met een ander certificaat
Praktijk zonder certificaat/implementatietraject

In procenten (%)

Bedrijfsvoering

Het afgelopen jaar lag de focus op de ontwikkeling van het team Finance & Control en de bedrijfsvoering.

Op het gebied van gegevensbescherming en privacy zijn we begonnen met de implementatie van de verbeterpunten uit het rapport van Stichting Privacyzorg. Een belangrijke ontwikkeling hierbij was het instellen van Multi-factor authenticatie. In 2022 wordt verder gewerkt aan het uitrollen van dit rapport. Daarnaast worden de laatste stappen gezet om te voldoen aan de NEN 7510. Hiermee wordt een forse verbetering gerealiseerd van de informatiebeveiliging.

Op het gebied van IT zijn in 2021 de plannen van de organisatie voor de komende periode uitgewerkt in een strategisch IT-plan. Daarnaast is er een governanceplan opgesteld, waarin afspraken en regels omtrent gebruik zijn vastgelegd. Hieruit voortvloeiend wordt in het opgestelde adoptieplan de wijze van uitvoering van de gemaakte afspraken beschreven. Daarbij is ingezet op het verhogen van de security, het implementeren van de nieuwe werkplek gebaseerd op Microsoft 365 en de communicatie tussen medewerkers en huisartsenpraktijken. Implementatie van het adoptieplan zal in 2022 plaatsvinden.

De accountant stelt jaarlijks een management letter op met daarin verbeterpunten voor de interne beheersing en risicomanagement. De management letter is het uitgangspunt geweest voor verbeteringen van processen in 2021. In 2022 wordt verder gewerkt aan een frauderisico-analyse en wordt risicomanagement binnen de organisatie verder ontwikkeld.

Deskundigheidsbevordering

Het scholingsteam van HuisartsenOZL organiseert samen met interne inhoudelijk deskundigen en externe experts scholingen voor huisartsen, praktijkondersteuners, praktijkassistenten en overige medewerkers van HuisartsenOZL en in de huisartsenpraktijken. Het team scholingen van HuisartsenOZL wordt van feedback voorzien door de commissie scholingen. In deze commissie zijn alle disciplines vanuit het werkveld vertegenwoordigd en zijn ook de managers van de verschillende zorg BV’s betrokken. Op deze manier is het mogelijk om adequaat in te spelen op de scholingsbehoefte van medewerkers van HuisartsenOZL en collega’s werkzaam in de huisartsenpraktijken.

Inhoudelijke ontwikkelingen
Door de aanhoudende coronapandemie is er ook in 2021 voor gekozen om een groot aantal scholingen online te laten plaatsvinden zodat de doorgang van scholingen gewaarborgd kon worden. Daar waar mogelijk zijn incidenteel scholingen waarbij praktische vaardigheden geoefend werden wel doorgegaan. Hierdoor is in 2021 een breed, gevarieerd en kwalitatief hoogwaardig scholingsaanbod aangeboden met fysieke en online scholingen. Daar waar in 2020 vooral werd ingezet op het organiseren van online scholingen, hebben we in 2021 de kwaliteit van online scholingen verbeterd, bijvoorbeeld door het verhogen van de interactiviteit.

Eerste symposium doktersassistenten
In 2021 heeft het eerste symposium voor doktersassistenten in de regio plaatsgevonden. Parallel aan het jaarlijkse Wenckebach symposium voor huisartsen, werden op 8 oktober 2021 meer dan tachtig doktersassistenten verwelkomd. Tijdens dit symposium, bestaande uit plenaire lezingen en interactieve workshops, kregen collega’s uit de praktijken de gelegenheid om zich bij te scholen over een breed scala aan onderwerpen. Uit de evaluatie bleek dat het symposium erg goed werd gewaardeerd en daarom zal deze in 2022 opnieuw plaatsvinden.

Scholingsapp
De implementatie van de eerder aangekochte scholingsapp is in 2021 in de afrondingsfase. De scholingsapp heeft een frisse look en zorgprofessionals kunnen zowel via een mobiele telefoon als op een computer het volledige scholingsaanbod bekijken. Daarnaast kan een afgenomen scholing via iDeal worden betaald en worden de accreditatiepunten na afloop automatisch bijgeschreven in PE-online of Gaia.

HA
POH-s
POH GGZ
DA
EKC-er

Resultaten scholingen 2021
In totaal zijn er binnen de Huisartsen Chronische Zorg, Pluspunt Medisch Centrum, GGZ in de huisartsenzorg en de Huisartsenpost 33 unieke scholingen door HuisartsenOZL verzorgd, waarbij er:

Zestien scholingen (inclusief verplichte scholingen) binnen de chronische zorg hebben plaatsgevonden;
Bij Pluspunt dit jaar geen scholingen zijn aangeboden;
Negen scholingen GGZ gerelateerd waren;
Drie scholingen door de huisartsenpost verzorgd zijn;
Eén scholing voor de EKC’er aangeboden is;
Drie scholingen voor doktersassistentes hebben plaatsgevonden;
Eén eerste succesvolle editie van het symposium voor doktersassistenten heeft plaatsgevonden;
Drie overige scholingen hebben plaatsgevonden aan diverse zorgprofessionals.

Vooruitblik 2022

Het team scholingen wordt in 2022 uitgebreid met één scholingsmedewerker. Hierdoor ontstaat er voor de scholingscoördinator meer ruimte om verder te bouwen aan de doelstellingen.

In 2022 zal de focus liggen op het uitbreiden van het scholingsaanbod, onder andere voor doktersassistenten en scholingen op praktijkniveau. Zo zal er bijvoorbeeld voor doktersassistenten in 2022 een regiobreed scholingstraject omtrent Patiënt Empowerment starten en volgt er in het najaar een tweede editie van het symposium voor doktersassistenten. Daarnaast zal de afdeling Scholingen managers van de verschillende zorg BV’s proactief ondersteunen bij het ontwikkelen van een kwalitatief sterk scholingsaanbod.

Het scholingsteam wil in 2022 de effectieve balans tussen fysieke en online scholingen blijven behouden en het scholingsaanbod uitbreiden met onder andere e-learning modules. De scholingsapp zal actief in gebruik genomen worden.

HDBC

Contact